PenJelasan mengenai Surat Permintaan Penawaran

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

A.    Pengertian Surat Permintaan Penawaran

Surat niaga yang digunakan untuk komunikasi antara calon pembeli dan penjual untuk mendapatkan informasi tentang macam/ jenis dan spesifikasinya, harga barang/ jasa, serta kebijaksanaan penjualan seperti cara pembayaran, pemberian layanan penjualan, layanan purna jual, cara pengiriman, dan cara penyerahan.

B.     Hal-hal yang Harus diperhatikan Dalam Penulisan Surat Permintaan Penawaran

1.       Menetapkan lebih dulu jenis barang apakah yang diperlukan.

2.       Menentukan kapan barang tersebut diperlukan.

3.       Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.

4.       Menanyakan pemberian potongan harga.

5.       Meminta informasi bagaimana cara pengiriman barang.

6.       Menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan itu.

7.       Menanyakan kemudahan yang diperoleh pembeli seperti service gratis, garansi dan layanan purna jual (after sales service)

8.       Menanyakan layanan jasa yang dapat diberikan oleh penjual.

9.       Meminta daftar harga,  leaflet, brosur, katalog, sampel, atau monster barang yang akan dibutuhkan.

C.     Teknik Penulisan Surat Permintaan Penawaran

1.      Tempat dan tanggal pembuatan surat.

2.       Nomor dan hal surat.

3.      Pihak yang dituju.

4.      Alamat yang dituju.

5.      Salam pembukaan.

6.      Isi surat.

7.      Penutup.

8.      Tanda tangan pembuat surat.

D.    Contoh Surat Permintaan Penawaran

1.      Yogyakarta, 14 Juni 2011

No. : 345/ADM-PB/VI/2011
Hal : Permintaan Penawaran

Kepada Yth. :
Pimpinan PT. Surya Abadi
Jl. Turangga 18A-B
Jakarta Selatan


Dengan Hormat,
Brdasarkan informasi yang kami terima dari rekanan kami, PT. Berdikari Sentosa (CIP: Bapak Arifin) bahwa PT. Surya Abadi menyediakan berbagai macam cat untuk luar ruangan beserta bahan pendukungnya.

Kami dari PT. Anugrah Semesta yang bergerak di bidang produsen pagar aluminium dan besi dengan target pasar ekspor ke Eropa dan Australia adalah pemakai tetap produk cat luar ruangan dengan pemakaian rata-rata 700 liter cat sebulan. Oleh karena itu, dengan surat ini kami mengajukan permohonan penawaran produk dari PT. Surya Abadi berupa :

Cat luar ruangan jenis PU
Dempul grey dengan daya koreksi rata dan tahan terhadap suhu diatas 100 decel
Epoxy yang bisa diaplikasikan dengan cat PU
Clear coat yang tahan gores dan bisa tahan di suhu diatas 100 decel

Demikian Surat Permohonan Penawaran ini kami buat, atas tanggapan serta kerjasama yang baik kami ucapkan banyak terima kasih.


Hormat kami,
PT. Anugrah Semesta


Ir. Aidil Setiawan
(Purchase Dept.)

2.      Yogyakarta, 19 April 2011

Nomor: …
Perihal: Permintaan penawaran dan daftar harga

Kepada
Yth. PT Selalu Jaya
Jl Kaliurang Km 6
Yogyakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan iklan Anda pada harian Kedaulatan Rakyat tanggal 10 April 2011, kami tertarik untuk membeli berbagai jenis peralatan kantor yang Anda tawarkan.

Untuk itu kami mohon Anda dapat mengirimkan spesifikasi yang lebih rinci, daftar harga, cara pembelian berikut cara pembayarannya. Adapun masalah pemesanan, akan segera kami lakukan setelah informasi dari Anda kami terima.

Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
PT Maju Terus

Endi Perkasa
Manajer General Affair

3.      Bandar Lampung, 10 Oktober 2012

Nomor  : xxx/xxxx/xxx/2012
Perihal  : Permintaan Penawaran dan Daftar Harga
Kepada,
Yth. PT. Pemilik Produk
Jl. Cempaka Blok C3 Kemiling
Bandar Lampung
Dengan hormat,

Sehubungan dengan iklan yang Anda tawarkan pada harian Radar Lampung edisi 8 Oktober 2012, kami tertarik untuk membeli berbagai jenis peralatan dan alat tulis kantor yang Anda tawarkan.

Untuk itu kami mohon Anda dapat mengirimkan beberapa informasi yang kami butuhkan berikut:

1.      Rincian barang yang lebih detail

2.      Daftar harga

3.      Cara pembelian berikut cara pembayarannya.

Pemesanan akan kami lakukan setelah kami mempelajari dan mempertimbangkan kembali informasi di atas kami terima. Semoga surat ini menjadi awal kerjasama yang baik antara perusahaan kita.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT yang mengajukan Permintaan
Manajer General Affair

E.     Kesimpulan

                Jadi surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dialamatkan kepada penjual dan berisi tentang nama barang, jenis barang, ciri-ciri khusus barang, harga satuan, potongan harga, cara pembayaran, cara penyerahan barang, dan kemudahan yang dapat diperoleh calon pembeli.